Angajari digitale - Interviu cu Ana Teodorescu, HR Manager certSIGN

1. Ce inseamna semnarea electronica a actelor aferente proceselor de resurse umane?
 
Este minunat faptul ca astazi putem semna electronic orice tip de documente in relatia cu angajatii nostri. Acest lucru permite semnarea la distanta, fara a mai fi nevoie de deplasare si intalnire propriu-zisa sau fara a mai apela la serviciile de curierat pentru transmiterea actelor pe hartie. In conditiile actuale, procesele online de semnare electronica ne-au ajutat foarte mult, permitand atat angajatorului, cat si angajatului sa semneze rapid si de oriunde actele necesare.
 
Cred ca cel mai important aspect consta in faptul ca toate documentele au aceeasi valoare din punct de vedere legal ca si semnatura olografa datorita utilizarii in acest proces a semnaturii electronice calificate. Astfel, departamentul de Resurse Umane al certSIGN a putut sa lucreze in foarte mare masura de acasa, gestionand procesele complet si corect si, mai ales, foarte rapid. Ne-am bucurat de confortul oferit de semnatura electronica, am minimizat deplasarile si ne-am simtit mai protejati.
 
Referindu-ma la toate procesele de resurse umane desfasurate in mod traditional pe hartie, inclusiv la procesul de angajare si derulare a relatiilor de munca, stim cu totii ca toate actele (de exemplu contract individual de munca, fisa de post, obiective de performata, acte aditionale, evaluari, cereri de concediu etc.) sunt redactate electronic, apoi sunt printate si semnate olograf de ambele parti. Unele companii mai fac un pas in plus si scaneaza documentele semnate, dubland astfel dosarul de personal fizic cu unul electronic.
 
Prin semnarea electronica cu semnatura calificata, actele redactate in mediul electronic sunt semnate electronic si raman arhivate in mediul electronic la dosarul electronic de personal al angajatului, avand valoare de original. Astfel, optimizam procesele de resurse umane, acestea devenind mai rapide si mai facile, iar angajatii beneficiaza de fluxuri moderne, adaptate nevoilor societatii tehnologice ale anului 2021.
 
Pentru semnarea electronica avem nevoie de un certificat calificat si o conexiune la intenet. Certificatul calificat poate fi pus pe un token pe care il introducem in laptop si se realizeaza semnarea electronica a documentelor sau poate fi emis in cloud, caz in care semnam electronic documentele printr-o aplicatie – de exemplu aplicatia noasta Paperless flowSIGN.
 
2. Care sunt etapele unui proces de angajare 100% digital?
 
Principala conditie pentru a semna electronic actele aferente procesului de angajare este ca ambele parti sa aiba un certificat calificat. Actele sunt redactate si semnate de angajator, apoi transmise angajatului spre semnare prin email sau printr-o aplicatie de tip Paperless flowSIGN. Ulterior se arhiveaza electronic si asta este tot.
 
3. Care este modalitatea prin care viitorul angajat intra in posesia certificatului calificat, pentru a semna electronic documentele?
 
Cea mai rapida este modalitatea online, prin care viitorul angajat intra intr-un apel video cu un reprezentant certSIGN, iar in baza actului de identitate trece printr-o procedura de identificare live cu un operator instruit special pentru astfel de procese. Acesta este un pas obligatoriu in vederea emiterii certificatului calificat pe care viitorul angajat il va utiliza pe loc la crearea semnaturii calificate necesare documentelor de angajare.
 
Mai exista si modalitatea offline, prin care persoana poate veni cu cartea de identitate la sediul nostru sau la unul din sediile partenere unde un reprezentant certSIGN va face identificarea fizica si va inregistra datele necesare eliberarii certificatului digital.
 
4. Cate persoane au fost sau urmeaza sa fie angajate la certSIGN in acest mod?
 
In ultimii 4 ani, orice nou angajat a putut opta intre a semna actele in formatul clasic, fizic, pix – hartie sau a semna electronic. Este intotdeauna la alegerea acestora, insa va pot spune ca majoritatea a optat pentru semnare electronica. Si cand spun majoritatea, ma refer la un procent de peste 95% din angajati.
 
5. Cat timp dureaza procesul de angajare in format digital spre deosebire de varianta clasica?
 
Desigur, avantajele semnarii electronice sunt incontestabile deoarece din punct de vedere al timpului si al celorlalte resurse implicate (hartie, imprimanta, curier, mapa interna, sali libere disponibile, disponibilitate de deplasare etc.) avantajele primeaza aici. Practic, din momentul in care avem fisa de aptitudine eliberata de medicina muncii si actele personale ale angajatului, se intocmesc actele de angajare si se transmit pe fluxul de semnare. Mai intai la angajator, apoi la angajat. Transmiterea actelor pe fluxul de semnare si semnarea efectiva a acestora dureaza cateva minute iar la final toate documentele au aceeasi valoare juridica cu cele semnate olograf.
 
6. Care sunt avantajele pe care le aduce solutia de semnare Paperless flowSIGN in procesul de angajare?
 
Asa cum spuneam, barierele distantei sunt inexistente. Cu o conexiune la internet si un laptop sau telefon mobil, putem semna de oriunde, fie ca suntem la birou, fie ca suntem in orice alt colt al lumii.
 
Timpul de semnare este foarte rapid. Costurile cu hartia, curierul, arhivarea documentelor etc. dispar.
 
Dupa semnare, angajatul pastreaza actele in arhiva electronica personala, iar angajatorul salveaza actele la dosarul electronic al angajatului, ceea ce reprezinta practic o arhiva electronica. Astfel, avem acces ultra-rapid oricand si de oriunde la documente si, poate cel mai important lucru, acestea sunt considerate documente originale, avand valoarea legala a unui document semnat olograf.
 
Siguranta si opozabilitate - nu este necesar sa semnezi pe fiecare pagina! Documentul semnat electronic o singura data devine opozabil fiecarei parti si asigura din punct de vedere tehnic ca orice modificare adusa acestuia este detectabila, asadar nu poti sa modifici un document fara ca cealalta parte sa nu isi dea seama.
 
In plus, aplicatia Paperless flowSIGN aduce si un alt mare avantaj – faptul ca se pot crea fluxuri de semnare.
 
Daca ar fi sa dam un singur exemplu – semnarea notei de lichidare la plecarea unui angajat – vedem cum se eficientizeaza substantial timpul si munca efectiva. Numarul de semnaturi ce trebuie stanse pe o nota de lichidare creste proportional cu marimea companiei si mutitudinea de procese in care poate fi implicat un angajat. Astfel, putem ajunge si la 15 – 20 de semnaturi.
 
Cu ajutorul Paperless flowSIGN se creaza un flux prin care documentul este purtat automat de aplicatie de la primul la ultimul semnatar, optim, fara interventie umana.
 
7. Cum se efectueaza instructajele de tip SSM sau SU de exemplu, in format digital?
 
In ceea ce priveste instructajele obligatorii la angajare sau cele periodice pe linie de Sanatate si Securitate in munca sau Situatii de Urgenta, acestea se pot desfasura online. Materialele aferente se pot transmite de asemenea, online.
 
In ceea ce priveste semnarea Fiselor de SSM si SU, carticelele albastre si rosii, din pacate acestea au ramas in continuare pentru semnare in format fizic. Asteptam o reglementare legislativa in acest sens la finalul anului trecut, insa deocamdata aceasta nu a venit.
 
8. Care sunt limitarile utilizarii semnaturii electronice?
 
● in cazul utilizarii solutiei de semnatura electronica la distanta este necesara conexiune la internet;
● toti semnatarii trebuie sa detina o semnatura electronica calificata iar documentul sa fie semnat de acestia in forma electronica.
 
9. Se poate acorda viitorului angajat drept de semnatura doar pentru o zi (sau alta perioada limitata de timp) cat sa poata semna doar contractul de munca?
 
Da, exista posibilitatea de a utiliza certificate calificate cu valabilitati dinamice. De exemplu, ar putea avea o valabilitate de scurta durata, doar pentru momentul semnarii documentelor respective, de ordinul minutelor. Apoi certificatul calificat va expira insa semnatura de pe document ramane valabila in timp.
 
10. Se poate acorda unui angajat existent drept de semnatura doar pentru anumite documente (ex. un act aditional la contractul de munca) astfel incat sa nu poata semna si alte documente in numele firmei?
 
Da, poti sa limitezi scopul utilizarii certificatului calificat. Practica insa ne-a aratat ca o astfel de limitare nu ajuta, deoarece exista alte modalitati tehnice prin care poti sa te protejezi de acest aspect. Ideea de baza a proiectelor incepute din zona de HR a companiei este extinderea abordarii semnaturii electronice catre urmatoarele procese. Aceasta etapa apare in mod natural cand realizezi ca ai redus de la minimum 3 zile la cateva minute o semnare de act aditional sau contract de munca.
 
Te intrebi, si aici stau marturie clientii nostri, de ce sa nu optimizezi si zona de procurement? Sau zona de parteneriate si colaboratori? Asadar, iata principalul motiv pentru care limitarea scopului certificatului nu ajuta neaparat.
 
 
 
 

 

Evenimente

JOBS

Poti consulta aici lista job-urilor de HR deschise in companiile membre HR Club. Daca esti membru HR Club si vrei sa promovezi un job din cadrul companiei tale, scrie-ne la adresa: office [at] hr-club.ro. Logheaza-te cu contul de membru HR Club si poti vedea CV-uri ale profesionistilor de HR in cautare de noi provocari. De asemenea, daca iti cauti un job, ne poti trimite CV-ul tau; acesta va fi vizibil doar membrilor HR Club, in sectiunea de CV-uri.

Parteneri Anuali