Digitalizarea proceselor de HR in 2021, cu Paperless flowSIGN – intrebari si raspunsuri

Digitalizarea proceselor de resurse umane nu trebuie sa ramana doar o idee pe lista rezolutiilor de inceput de an. Aceasta poate fi extrem de usor de implementat pornind de la baza oricarei activitati de HR – semnarea documentelor. Dar nu oricum, ci semnarea electronica la distanta, cu valoare legala, cu ajutorul solutiei Paperless flowSIGN. Curiosi cum scapam de “print si semnat in doua exemplare” in cazul documentelor de resurse umane? Raspundem in continuare la aceasta intrebare si multe altele.
 
Este complicata semnarea electronica a documentelor?
 
Absolut deloc. Solutia Paperless flowSIGN dezvoltata de certSIGN permite semnarea extrem de rapida a mai multor documente de catre doua sau mai multe persoane, cu valoare de semnatura olografa, in trei pasi simpli:
 
  • Pasul 1. Crearea fluxului de semnare in Paperless flowSIGN, prin incarcarea documentelor in platforma, introducerea adreselor de e-mail ale semnatarilor in ordinea in care acestia vor semna si lansarea fluxului.
  • Pasul 2. Semnarea documentelor, cu valoare legala, prin accesarea link-ului din notificarea primita pe e-mail de fiecare semnatar, crearea contului si introducerea codului unic OTP transmis pe mobil.
  • Pasul 3. Descarcarea documentelor dupa aplicarea tuturor semnaturilor, prin accesarea link-ului din notificarea primita pe e-mail de fiecare semnatar, cu posibilitatea arhivarii electronice pentru procese 100% digitale.
 
Daca tot am mentionat arhivarea electronica, este aceasta obligatorie? Ce presupune trecerea de la dosarul fizic la dosarul electronic al angajatului?
 
Conform legislatiei curente, dosarele de personal trebuie arhivate pentru o perioada de 75 ani. Tinand cont de acest aspect, consideram ca, desi modalitatea de arhivare apartine fiecarui angajator, varianta digitala este net superioara – cu atat mai mult cu cat arhivare electronica presupune o reducere a costurilor de 67%, comparativ cu arhivarea fizica.
 
Atunci cand se face trecerea catre digital – spre exemplu in cazul unui dosar de angajat activ care are o parte dintre documente in format fizic si o parte in format digital – documentele sunt pastrate in forma in care au fost semnate. Pentru a fi mai usor de gestionat, cele pe hartie pot fi digitalizate, dar trebuie pastrate obligatoriu si in format fizic, ca originale.
 
Astfel obtinem un dosar electronic al angajatului care va arata ca un folder cu numele acestuia si care va contine documentele semnate, actele personale etc. Documentele semnate in mediul electronic au valoare de document original. Pentru a-si pastra valoarea de documente originale trebuie pastrate si arhivate in mediul in care au fost semnate.
 
Deci alegerea metodei de semnare electronica implica obligatoriu si arhivarea electronica?
 
Arhiva electronica poate presupune mai multe lucruri: un folder pe calculator sau in sistemele companiei sau poate fi o arhiva electronica cu valoare legala, adica transmiterea documentelor catre un furnizor autorizat al acestui serviciu – precum certSIGN – in baza Legii arhivarii electronice nr. 135/2007.
 
Pentru a afla exact modul in care functioneaza solutia Paperless flowSIGN in procesele de resurse umane, va invitam sa consultati si “Studiu de caz. Fluxul pentru semnarea electronica a documentelor in relatia cu angajatii. Paperless flowSIGN”.
 

 

Evenimente

JOBS

Poti consulta aici lista job-urilor de HR deschise in companiile membre HR Club. Daca esti membru HR Club si vrei sa promovezi un job din cadrul companiei tale, scrie-ne la adresa: office [at] hr-club.ro. Logheaza-te cu contul de membru HR Club si poti vedea CV-uri ale profesionistilor de HR in cautare de noi provocari. De asemenea, daca iti cauti un job, ne poti trimite CV-ul tau; acesta va fi vizibil doar membrilor HR Club, in sectiunea de CV-uri.

Parteneri Anuali