Utilizarea facilitarii ca instrument de management

UN ARTICOL OFERIT DE MARCO POLO CEE

***

O dimineata de miercuri obisnuita in biroul unei companii multinationale. Board-ul s-a reunit pentru a discuta implementarea unei strategii de recastigare a cotei de piata care se erodase treptat in ultimele 3 trimestre. Atmosfera era tensionata – fiecare avea opinii diferite, iar discutiile pareau sa se transforme intr-un conflict. Clara, directoarea de resurse umane, a observat lipsa de directie si a propus o solutie: „Avem nevoie de cineva care sa ne ajute sa navigam prin aceasta conversatie, sa ascultam toate perspectivele si sa ajungem la un consens. Sa apelam la un facilitator.” Propunerea ei a fost privita cu scepticism. Cineva extern sa ghideze echipa de management?

Problema majora pe care o poate solutiona facilitarea

Intrebarea de mai sus reprezinta o doza de scepticism des intalnita in organizatii. La fel insa suntem cu totii constienti de faptul ca procesul decizional poate deveni haotic atunci cand sunt implicate multiple parti interesate. Conflictele de opinie, lipsa de claritate in obiective si dificultatile de comunicare intre membri echipei pot incetini sau chiar bloca progresul.

Acesta este locul unde facilitarea devine cel mai util instrument de management: eliminarea barierelor in comunicare si crearea unui mediu de colaborare productiv.

Un facilitator nu aduce solutii prestabilite, ci ghideaza echipa catre propriile solutii, facilitand procesele decizionale prin metodologii bine structurate.

Ce este si ce nu este facilitarea

Facilitarea este procesul de ghidare a unui grup catre atingerea unui obiectiv comun, creand un cadru sigur in care toti participantii se pot exprima liber. Rolul facilitatorului este acela de a ghida dinamica grupului, de a asigura claritatea procesului si de a mentine echilibrul intre vocile individuale.

Cu toate acestea, facilitarea nu inseamna a oferi solutii sau a lua decizii in numele echipei. Cel ce asigura facilitarea nu se implica in continutul discutiilor, ci doar in modul in care acestea se desfasoara. De asemenea, facilitarea nu este acelasi lucru cu trainingul sau predarea. Obiectivul sau nu este de a invata un set de abilitati sau de a dezvolta competente ci de a ajuta grupul sa colaboreze eficient.

Diferenta dintre facilitare si coaching

Desi atat facilitarea, cat si coaching-ul au ca focus atingerea obiectivelor, exista diferente esentiale intre ele. In Romania facilitarea este deseori confundata cu coaching-ul. Acesta din urma se concentreaza adesea pe dezvoltarea individuala fie ca vorbim de aspectul personal sau profesional si implica un proces de reflectie si ghidare care ajuta persoana sa isi exploreze propriile abilitati si solutii. In schimb, facilitarea este orientata catre procesul de grup si catre atingerea unui obiectiv comun, nu catre dezvoltarea individuala.

Situatii in care facilitarea poate fi utilizata

Facilitarea este extrem de utila in contexte care implica luarea de decizii complexe, colaborarea interdepartamentala sau rezolvarea conflictelor in echipa. De exemplu, atunci cand o companie isi dezvolta o strategie noua, un facilitator poate asigura ca toate partile interesate sunt aliniate la obiectivele comune. Facilitarea este esentiala si in procesele de inovare, unde creativitatea si colaborarea sunt factori critici. Alte situatii includ reorganizarea interna, schimbari de cultura organizationala, implementarea politicilor de diversitate si incluziune, procese de fuziuni si achizitii etc.

Exemple de metode de facilitare

In facilitare exista diverse metode de lucru care pot fi adaptate in functie de contextul specific al organizatiei.

„World Café” este o metoda in care participantii discuta in grupuri mici, schimband mese pentru a impartasi idei si a construi pe baza contributiilor altora.

„Open Space Technology” este o alta metoda, care ofera un cadru non-ierarhic, in care participantii isi aleg subiectele de interes si colaboreaza pentru a genera solutii.

In procesele decizionale mai complexe, tehnica “palariilor ganditoare” de Edward de Bono poate fi folosita pentru a structura gandirea participantilor in sase perspective distincte, evitand astfel confuzia sau lipsa de focalizare.

Beneficiile utilizarii facilitarii ca instrument de management in organizatii

Facilitarea are potentialul de a transforma cultura organizationala, stimuland colaborarea si participarea activa a angajatilor in procesele decizionale. Ea creeaza un cadru de lucru structurat, dar flexibil, in care ideile si contributiile fiecaruia sunt valorizate.

Astfel organizatiile pot obtine solutii mai creative si mai bine informate, care reflecta diversitatea de perspective ale echipei. In acelasi timp, aceasta contribuie la cresterea nivelului de angajament si satisfactie a angajatilor, deoarece acestia simt ca au un rol activ in definirea strategiei si a directiei companiei.

Cumulate, beneficiile ar arata astfel:

• Abilitati de comunicare imbunatatite in randul managerilor
• O mai buna colaborare in echipa prin crearea unui mediu incluziv, incurajarea participarii, creativitatii si inovarii.
• Echiparea managerilor cu tehnici de abordare constructiva a conflictelor si a dezacordurilor prin gestionarea comportamentele provocatoare, navigharea unor subiecte sensibile si facilitarea discutiile de creare a consensului, promovand armonia si intelegerea in cadrul echipei.
• Cresterea implicarii angajatilor prin crearea cadrului in care vocea tuturor este auzita.
• Cresterea eficacitatii deciziilor prin luarea in considerare a mai multor perspective, proces decizional mai informat si mai oportun si deci eficacitate imbunatatita a intalnirilor
• Cresterea increderii reciproce in randul echipelor si intra si interdepartamental.

Concluzie

Intr-un mediu organizational din ce in ce mai complex, facilitarea reprezinta un instrument puternic pentru manageri si echipe. Prin crearea unui cadru sigur si bine structurat, facilitarea poate imbunatati semnificativ procesele decizionale si colaborative. In esenta, facilitarea nu doar ca rezolva probleme, ci creeaza un spatiu pentru inovatie si progres in organizatii.