Digitalizarea departamentului HR – un subiect in trend chiar si pentru companiile de IT

Anul care tocmai s-a incheiat a adus multe schimbari de ordin economic, social si chiar cultural, iar acest lucru ne-a fortat sa ne reorganizam activitatea. Fie ca este vorba despre modul in care lucram, invatam, socializam si asa mai departe, a trebuit sa ne reorganizam viata cu un minim de interactiune fizica.

Semnatura electronica calificata este prima solutie pentru continuarea activitatii, fara a interactiona fizic cu partenerii, clientii sau angajatii institutiilor statului.

Paperless flowSIGN este solutia certSIGN de semnare electronica la distanta, cu valoare legala, conform Regulamentului European eIDAS 910/2014, dezvoltata de certSIGN, prin care se pot defini fluxuri de semnare electronica a documentelor.

Tremend, una dintre cele mai dinamice companii de pe piata de tehnologie, cu prezenta la nivel international si experienta de peste 15 ani in furnizarea de servicii de software engineering si consultanta, a apelat la solutia Paperless flowSIGN pentru a-si digitaliza operatiunile departamentului HR.

Nevoia de digitalizare a proceselor din cadrul departamentului de resurse umane a venit ca urmare a feedback-ului pozitiv primit din partea clientilor care utilizau deja acest serviciu certSIGN, integrat de Tremend in platformele pe care le dezvolta si implementeaza tertilor.

Avand o crestere continua a numarului de angajati in ultima perioada, procesele din cadrul departamentului de resurse umane al Tremend ar fi fost mult ingreunate daca acestea ar fi fost derulate fara instrumentele de digitalizare, mai ales in contextul pandemiei.

Prin intermediul flowSIGN, toate contractele de munca, anexele, cererile etc. se semneaza electronic, la distanta, fara a mai fi necesara prezenta fizica.

Un alt aspect extrem de important este, de asemenea, arhivarea electronica, care reduce enorm nu doar consumul de hartie, ci si costurile. In departamentul HR majoritatea documentelor trebuie arhivate pentru perioade lungi de timp, unele dintre ele chiar pana la 75 de ani, ceea ce pentru o arhiva fizica presupune costuri mari cu depozitarea in conditii speciale, consum de hartie, acces greoi la documente.

La intrebarea: Cum s-a schimbat activitatea de business dupa implementarea Paperless flowSIGN, Stefan Patra, VP Financial Services Tremend, a raspuns:

”Ar fi trei zone care cred eu ca au fost imbunatatite. Prima ar fi reducerea timpilor – in fluxul de semnare a unui document s-a redus timpul, s-au accelerat procesele, iar durata end to end a unui astfel de flux s-a redus considerabil, realizandu-se aproape instant. A doua ar fi faptul sa s-au inlaturat o multime de erori operationale, cum ar fi ca s-a deteriorat un contract sau un act aditional, ca nu are toate semnaturile pe fiecare pagina. A treia, care tine de cost – s-au inlaturat o multime de costuri cu consumabilele, cu arhivarea, esentiala in zona de HR, unde esti obligat sa tii documentele chiar 50-70 de ani, apoi s-au redus costurile legate de transport.”

Solutia Paperless flowSIGN se aplica extrem de usor atat pentru documentele interne, cum ar fi cele de resurse umane, cat si pentru cele cu colaboratorii externi, cum ar fi contractele, anexele, declaratiile etc cu clientii, partenerii sau institutiile statului.

Totul se se realizeaza intr-o platforma on-line in care documentelor incarcate acolo li se stabileste traseul de semnare, iar ulterior, dupa ce au fost semnate, fiecare semnatar isi poate descarca exemplarul sau. Toate actele semnate in aceasta aplicatie au valoare legala, deoarece semnaturile cu certificat calificat care se utilizeaza au valoare de semnatura olografa.

Mobilitatea, una dintre cele mai importante caracteristici ale flowSIGN, permite semnarea oricarui tip de document de pe orice dispozitiv, fie ca este vorba despre statia de lucru, tableta sau telefonul mobil.

Pe langa toate avantajele si specificatiile serviciului flowSIGN, raman, de asemenea, toate atuurile fluxurilor electronice: nu se consuma hartie, tus pentru imprimanta, nu exista costuri cu transmiterea documentelor in original pentru a fi semnate si de catre parteneri, nu se consuma timp cu toata aceasta gestiune, iar costurile scad considerabil fata de tot ce insemna semnarea olografa a tuturor documentelor dintr-o companie.

 

 

 

 

Evenimente

JOBS

Poti consulta aici lista job-urilor de HR deschise in companiile membre HR Club. Daca esti membru HR Club si vrei sa promovezi un job din cadrul companiei tale, scrie-ne la adresa: office [at] hr-club.ro. Logheaza-te cu contul de membru HR Club si poti vedea CV-uri ale profesionistilor de HR in cautare de noi provocari. De asemenea, daca iti cauti un job, ne poti trimite CV-ul tau; acesta va fi vizibil doar membrilor HR Club, in sectiunea de CV-uri.

Parteneri Anuali