Perceptia angajatilor cu privire la semnarea electronica a dosarului de personal - Interviu cu Ana Costea (Teodorescu), HR Manager certSIGN

S-a scris de-a lungul timpului foarte mult despre cat de utila este semnatura electronica calificata in procesul de transformare digitala si cate avantaje are pentru companie implementarea acesteia, despre diferenta dintre tipurile de semnaturi electronice, unde le putem utiliza, cum alegem furnizorul de semnatura electronica si asa mai departe.

Anul acesta a aparut si OUG 36/2021 care intareste cadrul legal pentru utilizarea semnaturii electronice in domeniul Resurselor Umane, fiind  necesara pentru a ne continua activitatile,  in conditiile de distantare impuse de restrictiile pandemiei.

Pentru ca ne-am dorit sa aflam si ce parere are ”cealalta parte” despre semnarea electronica a documentelor de munca, adica angajatul, am gasit oportun sa o intrebam pe Ana Costea (Teodorescu), HR Manager certSIGN, cum percep angajatii companiei semnarea electronica a actelor aferente dosarului de personal.

Compania certSIGN a inceput implementarea semnaturii electronice in relatiile de munca inca din 2016, experienta lor fiind reala si consistenta.

Ati adoptat semnatura electronica in relatiile de munca de cativa ani deja. Cum au primit angajatii vostri aceasta schimbare si care este gradul de satisfactie cu privire la utilizarea semnaturii electronice calificate in procesele de HR?

La certSIGN sutem preocupati de toate aspectele privind satisfactia angajatilor si suntem foarte antenti atunci cand introducem o schimbare in cultura organizationala. Semnarea electronica a documentelor in cadrul companiei a devenit in acest moment un aspect puternic al culturii noastre, de care suntem foare mandri. As putea spune ca aveam o idee destul de buna despre perceptia colegilor cu privire la procesul electronic de semnare, deoarece cei mai multi au ales inca de la inceput sa semneze in acest mod. Iar pentru noi acest lucru a inseamnt ca au inteles astfel beneficiile si au optat pentru o metoda moderna, in primul rand, rapida si eficienta. Insa am dorit sa culegem un feedback direct de la toti colegii, utilizatori mai vechi sau mai noi de semnatura electronica in cadrul relatiilor de munca, si asa am hotarat sa lansam un sondaj intern. Rezultatele au venit sa ne confirme parerea, insa a fost nevoie de datele statistice pentru a face saltul de la parere la certitudine.

Am avut astfel si confirmarea faptului ca am comunicat bine in cadrul organizatiei acest demers, toti angajatii raspunzand ca sunt la curent cu faptul ca au posibilitatea semnarii electronice a actelor aferente dosarului de personal. In plus, acei colegi care nu au optat initial pentru varianta semnarii electronice la angajare, si-au exprimat acum dorinta de a o adopta pe viitor.

Cei mai multi angajati percep procesul de semnare electronic ca fiind necesar – 77% dintre acestia considera semnarea electronica ca fiind in primul rand utila. 63% o considera rapida si 53% o considera moderna. Angajatii nostri au mai apreciat aspectul cu privire la eliminarea hartiei si protejarea astfel a mediului inconjurator. Semnarea de la distanta  se traduce in optimizarea timpilor de deplasare si semnare, dar si in siguranta in conditiile si restrictiile pandemiei.

Este important de mentionat faptul ca atributele din zona negativa cum ar fi ”greoaie” sau ”neplacuta” nu au inregistrat niciun raspuns.

Per total, gradul de satisfactie este imbucurator,93% din angajati se declara multumiti si foarte multumiti de faptul ca au semnat electronic documentele aferente dosarului de personal , restul situandu-se in zona de neutralitate/indiferenta.

Care a fost raspunsul la care te asteptai cel mai putin in urma sondajului?

Nu pot spune ca au fost lucruri la care m-am asteptat mai mult sau mai putin, ci au fost aspecte pentru care am dorit sa culeg un feedback cat mai real pentru ca aveam nevoie sa stim in ce masura ceea ce facem este bine si unde trebuie sa aducem imbunatatiri. Iar sondajele care ofera umbrela anonimitatii intorc opinii reale, deoarece angajatii se simt liberi sa isi exprime cu adevarat parerea, sugestiile etc..

Au fost multe raspunsuri care ne-au bucurat, deoarece au confirmat faptul ca eforturile noastre de implementare au raspuns si nevoilor colegilor si au generat un nivel de satisfactie bun si foarte bun.

Vorbesti despre implementare. Care au fost provocarile pentru voi, ca specialisti de HR, in ceea ce priveste implementarea semnarii electronice a documentelor?

Noi la certSIGN am spus mereu ca semnarea electronica a documentelor aferente dosarului de personal reprezinta o schimbare de paradigma. Practic vorbim de acelasi demers – semnarea unor acte, ce poate desfasura si intr-un sistem electronic, nu doar fizic. Trecerea de la sistemul fizic la sistemul electronic reprezinta schimbarea de paradigma. Si ca orice schimbare, va trece prin diferite etape: curiozitate, neintelegere, analiza, intelegere, adoptare sau respingere. Odata ce conditiile curiozitate si intelegere au fost indeplinite, adoptarea devine pasul natural urmator. Provocarea pentru specialistul HR este data tocmai de aceasta adoptare care in cazul de fata se traduce prin implementarea in organizatie.

Orice companie foloseste un de proces de semnare pe hartie respectand anumiti pasi. Adica are o procedura de administrare a personalului cu modele de documente, fluxuri de intocmire a acestora, de distribuire, semnare, colectare, indosariere si arhivare. Aceasta procedura poate fi de la una foarte simpla si nescrisa, la una foarte laboriosa, scrisa si aprobata, deci obligatoriu de urmat.

Provocarea din punctul meu de vedere intervine la momentul transpunerii fluxurilor fizice in fluxuri electronice. Acest lucru insemna pur si simplu sa ne aplecam asupra procesului actual si sa regandim pasii existenti pentru a-i adapta in digital, respectand prevederile legislative si regulile interne.

Odata ce am inteles beneficiul enorm pe care schimbarea de paradigma o aduce in toate planurile, atat la nivelul satisfactiei angajatilor, al departamentului HR, al eficientizarii costurilor si timpilor de lucru, regandirea si adaptarea fluxurilor devine o prioritate. Constatam astfel ca este mai facil de implementat decat ne-am imaginat poate inainte, sa ne aplecam asupra procesului de schimbare.

 

 

 

 

 

Evenimente

JOBS

Poti consulta aici lista job-urilor de HR deschise in companiile membre HR Club. Daca esti membru HR Club si vrei sa promovezi un job din cadrul companiei tale, scrie-ne la adresa: office [at] hr-club.ro. Logheaza-te cu contul de membru HR Club si poti vedea CV-uri ale profesionistilor de HR in cautare de noi provocari. De asemenea, daca iti cauti un job, ne poti trimite CV-ul tau; acesta va fi vizibil doar membrilor HR Club, in sectiunea de CV-uri.

Parteneri Anuali